Если на ПВЗ проводится проверка МЧС, организации важно не только предоставить документы и участвовать в мероприятии, но и самостоятельно фиксировать все происходящее.
Это нужно не для конфликта с инспектором, а для защиты позиции владельца или арендатора ПВЗ. После проверки может возникнуть спор о том, какие документы запрашивались, какие помещения осматривались, какие замечания были высказаны, что именно было выявлено, что устранено сразу и какие пояснения давали работники.
Если собственная фиксация не ведется, организация потом вынуждена опираться только на материалы проверки. А это не всегда удобно, особенно если есть спорные обстоятельства.
Во время проверки необходимо фиксировать время прибытия и убытия инспектора, данные должностных лиц, реквизиты служебных удостоверений, сведения из решения или распоряжения о проведении контрольного мероприятия, перечень запрошенных документов, зоны осмотра, замечания инспектора, объяснения работников, а также все спорные обстоятельства.
Для ПВЗ это особенно важно, потому что помещение небольшое, нарушения часто фиксируются визуально, а выводы инспектора могут быть связаны с конкретным состоянием объекта в момент осмотра: коробки в проходе, доступ к огнетушителю, состояние электрощита, размещение упаковки, свободный или несвободный выход.
Лучше вести собственную краткую хронологию: когда инспектор прибыл, кто присутствовал, какие документы предъявил, какие действия совершались, какие документы запросил, какие замечания озвучил и чем завершилось мероприятие.
Во время проверки допустимо вести фото-, аудио- и видеозапись, если это не запрещено законом и не препятствует проведению контрольного мероприятия.
Фиксация нужна для того, чтобы сохранить реальное состояние объекта, порядок действий инспектора и представителей организации, а также обстоятельства устранения нарушений, если они были устранены сразу.
При этом запись не должна превращаться в давление на инспектора или мешать его работе. Нельзя закрывать проход, спорить, вмешиваться в осмотр или провоцировать конфликт. Задача фиксации — спокойно и корректно сохранить доказательства.
Особенно важно фотографировать эвакуационные пути и выходы, огнетушители, электрощиты, розетки, удлинители, места хранения коробок и упаковки, доступы к первичным средствам пожаротушения, а также общее состояние помещения.
Если инспектор указывает на нарушение, нужно зафиксировать именно это место. Например, если замечание касается коробок в проходе, нужно сфотографировать проход. Если вопрос по огнетушителю — его размещение, доступность, маркировку и состояние. Если вопрос по электрощиту — доступ к нему и отсутствие посторонних предметов рядом.
Такие фотографии могут понадобиться при подготовке возражений, исполнении предписания, подтверждении устранения нарушений или внутреннем разборе ситуации.
Если нарушение устранено сразу, это нужно фиксировать отдельно.
Например, если коробки убрали из прохода, огнетушитель освободили от загромождения, доступ к электрощиту восстановили, удлинитель отключили, упаковку перенесли из пожароопасного места, нужно зафиксировать, что было выявлено, когда устранено, кем устранено и чем подтверждается устранение.
Лучше сделать фотографии «до» и «после». Также можно составить внутреннюю запись: «В ходе проверки выявлено размещение коробок в проходе. Коробки перемещены в разрешенную зону хранения в 11:35 сотрудником ПВЗ. Проход освобожден, фотофиксация выполнена».
Такая фиксация не всегда исключает ответственность за сам факт нарушения, но показывает, что организация не бездействовала и приняла меры немедленно.
При передаче документов следует предоставлять копии, а не оригиналы. Оригиналы документов лучше не передавать без необходимости и без установленного законом основания.
Инспектор вправе запрашивать документы, относящиеся к предмету контрольного мероприятия. Но он не должен требовать документы, которые не относятся к пожарной безопасности ПВЗ, не связаны с предметом проверки или выходят за пределы решения о проведении контрольного мероприятия.
Если документы запрашиваются, нужно фиксировать перечень переданного: какие документы представлены, в каком виде, на каком количестве листов, кому и когда переданы. Это можно оформить сопроводительным письмом, описью или отметкой о передаче копий.
Опись переданных документов защищает организацию от спора о том, что именно было предоставлено инспектору.
В описи желательно указать наименование документа, дату, номер при наличии, количество листов, форму предоставления — бумажная копия или электронный файл, дату и время передачи, а также лицо, которому документы переданы.
Например: «Инструкция о мерах пожарной безопасности — копия, 12 листов», «Журнал учета противопожарных инструктажей — копия страниц за 2026 год, 5 листов», «Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность — копия, 1 лист».
Если документы находятся в центральном офисе, а не на ПВЗ, нужно корректно указать, что они будут представлены дополнительно уполномоченным представителем организации.
При даче пояснений не следует использовать эмоциональные, неопределенные или признающие вину формулировки.
Не нужно говорить: «Да, у нас тут всегда коробки стоят», «Инструктажи, кажется, не проводились», «Документы где-то потерялись», «Электрика давно плохая», «Мы сами виноваты». Такие фразы могут ухудшить позицию организации.
Если документ отсутствует на объекте, но имеется в офисе, корректно указать: «Документ хранится в центральном офисе и будет представлен дополнительно уполномоченным представителем организации».
Если ответственное лицо отсутствует, следует указать: «Письменные пояснения будут направлены после согласования с уполномоченным представителем организации».
Если организация не согласна с выводом инспектора, нужно прямо указать: «С выводом не согласны, мотивированные возражения будут представлены письменно».
Если представитель ПВЗ не согласен с замечанием инспектора, не стоит превращать проверку в спор.
Правильнее зафиксировать позицию спокойно. Например, если инспектор считает, что проход загроможден, а представитель организации считает, что нормативные требования не нарушены, нужно сделать фото, зафиксировать размеры прохода, указать возражение и затем подготовить письменные пояснения.
Устный спор редко помогает. А вот документы, фотографии, замеры, ссылки на нормы и письменные возражения имеют значение при дальнейшем рассмотрении материалов.
По окончании контрольного мероприятия с взаимодействием составляется акт. Если выявлены нарушения, в акте должно быть указано, какое именно обязательное требование нарушено, каким нормативным правовым актом и какой структурной единицей оно установлено.
Формулировка нарушения должна быть конкретной. Недостаточно общего указания вроде: «нарушены требования пожарной безопасности». Должно быть понятно, что именно нарушено: загроможден эвакуационный путь, отсутствует инструкция о мерах пожарной безопасности, не проведены противопожарные инструктажи, отсутствует доступ к огнетушителю, не ведется журнал эксплуатации систем противопожарной защиты.
Документы, фотографии, объяснения и иные материалы, подтверждающие выводы инспектора, должны быть приобщены к акту или отражены в материалах проверки.
Если представитель ПВЗ не согласен с актом, не нужно отказываться от его получения или подписания.
Отказ от подписи сам по себе не отменяет акт. Более того, он может ухудшить процессуальную позицию организации, потому что будет выглядеть как уклонение от участия в оформлении результатов проверки.
Более правильная позиция — получить акт и указать замечание: «С актом ознакомлен, с выводами не согласен, письменные возражения будут представлены дополнительно».
Такой подход позволяет зафиксировать несогласие, но не лишает организацию возможности дальше грамотно подготовить возражения.
Если организация не согласна с выводами инспектора, нужно готовить письменные возражения. В них следует указать, с какими пунктами акта организация не согласна, почему выводы считает необоснованными, какие документы, фотографии, замеры или иные материалы это подтверждают.
Для ПВЗ возражения могут быть полезны, если инспектор неправильно оценил предмет проверки, указал нарушение без конкретной нормы, вышел за пределы полномочий, не учел документы, неверно оценил состояние эвакуационных путей, огнетушителей, электрооборудования или систем противопожарной защиты.
Возражения должны быть спокойными, юридически выверенными и подкрепленными доказательствами. Эмоциональные формулировки лучше не использовать.
Если по итогам проверки выдано предписание, его нужно сразу разобрать по пунктам.
По каждому пункту нужно зафиксировать: какое нарушение указано, какая норма нарушена, какой срок устранения установлен, кто отвечает за устранение, какие действия нужно выполнить и какие документы понадобятся для подтверждения.
Если нарушение устранено сразу, это нужно отразить отдельно. Если устранение требует времени, подрядчика, документов от арендодателя или управляющей организации, нужно сразу начать переписку и сохранить подтверждение направленных обращений.
Это важно, потому что неисполнение предписания в срок может повлечь отдельную ответственность по статье 19.5 КоАП РФ.
Для ПВЗ в торговом центре, бизнес-центре или ином арендованном помещении часть вопросов может относиться к собственнику или управляющей организации.
Например, пожарная сигнализация, система оповещения, противопожарные двери, общие эвакуационные пути, дымоудаление, внутренний противопожарный водопровод или техническая документация здания могут находиться в зоне ответственности другой стороны.
Если инспектор указывает на такое нарушение, арендатору ПВЗ нужно не ограничиваться устным пояснением. Необходимо зафиксировать замечание, направить официальное письмо собственнику или управляющей организации, запросить документы или устранение нарушения и сохранить доказательства направления обращения.
Владельцу или арендатору ПВЗ нужно заранее подготовить порядок фиксации проверки.
Желательно определить, кто сопровождает инспектора, кто ведет записи, кто фотографирует объект, кто передает документы, кто дает пояснения, кто подписывает акт и кто готовит возражения.
На объекте должна быть понятная папка с документами или доступ к электронному архиву. Также желательно иметь шаблон описи передаваемых документов и внутреннюю форму фиксации проверки: дата, время, инспектор, документы, действия, замечания, переданные материалы.
Если такого порядка нет, проверка часто проходит хаотично: один сотрудник что-то сказал, другой что-то подписал, документы передали без описи, фотографии не сделали, а потом организация не может восстановить ход событий.
Если у вас есть вопросы или предложения по теме статьи, вы можете написать мне на почту: contact@boykovgroup.ru. По возможности отвечу лично.
Оригинал статьи: читать в Дзене